四川某建筑工程有限公司成立于2009年，主要從事房屋建筑、市政、公路、鐵路、隧道、路基土石方及水利水電等工程的施工承攬業(yè)務(wù)，公司現(xiàn)在具備建設(shè)部頒發(fā)的“公路工程、房屋建筑工程、市政公用工程、冶煉工程、化工石油工程、機(jī)電安裝工程、通信工程、水利水電工程”等施工總承包資質(zhì)和“建筑裝修裝飾、消防設(shè)施工程、地基與基礎(chǔ)工程、橋梁工程、隧道工程、建筑防水工程、防腐保溫工程”等專業(yè)承包資質(zhì)。十幾年來(lái)，經(jīng)過(guò)全體員工共同努力，公司已發(fā)展成為一家年施工能力十億以上的施工企業(yè)。

作為一家資深的施工管理企業(yè)，公司經(jīng)過(guò)多年對(duì)項(xiàng)目管理的實(shí)踐與摸索，深刻的意識(shí)到單純靠人工化管理的時(shí)代已過(guò)去，企業(yè)必須緊跟信息化時(shí)代的步伐，抓住機(jī)遇，利用好數(shù)字化、智能化技術(shù)，才能發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)造出更大產(chǎn)能，從而加速自身改革與現(xiàn)代化的進(jìn)程。

初試信息化 辦公效果顯著

2017年之前，公司還處在紙質(zhì)化辦公時(shí)期，項(xiàng)目遍布各地，但要核對(duì)項(xiàng)目財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、經(jīng)合、行管數(shù)據(jù)經(jīng)常得一個(gè)月一起核算，耽誤了最佳管控時(shí)間。2017年初，公司摒棄了紙質(zhì)化辦公，轉(zhuǎn)為OA線上辦公流程，深刻體會(huì)到了線上辦公的便捷性、快速、高效。特別在財(cái)務(wù)報(bào)銷、人事考勤、行政工作等板塊成績(jī)顯著。但隨著公司不斷發(fā)展，簡(jiǎn)單的OA系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足更高的管理需求了，公司管理需要繼續(xù)精進(jìn)，而對(duì)于項(xiàng)目的管控騰閣也在不斷探索。“如何讓公司管理層更直觀了解項(xiàng)目的經(jīng)營(yíng)情況？如何讓項(xiàng)目管理人員及時(shí)把控項(xiàng)目的利潤(rùn)點(diǎn)？如何讓使用者清楚工作流程管理？”都是接下來(lái)公司在管理上需要解決的重要問(wèn)題。

信息化再升級(jí) 新系統(tǒng)助力企業(yè)快速發(fā)展

2020年8月，公司將紅圈工程項(xiàng)目管理軟件引進(jìn)納入到公司的管理體系中，旨在通過(guò)功能更加全面、更加符合公司業(yè)務(wù)需求的信息化軟件來(lái)規(guī)范團(tuán)隊(duì)執(zhí)行、掌握現(xiàn)金狀況、費(fèi)用歸集溯源、控制風(fēng)險(xiǎn)、降低經(jīng)營(yíng)成本。系統(tǒng)上線后，公司先用一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行了系統(tǒng)試點(diǎn)。在使用的過(guò)程中不斷改進(jìn)優(yōu)化，逐步完善系統(tǒng)模塊，使得系統(tǒng)與實(shí)體項(xiàng)目的貼合度更高。通過(guò)前期在新項(xiàng)目的使用，根據(jù)公司管理與軟件的磨合，紅圈系統(tǒng)已全面融入到公司的管理體制，為公司的經(jīng)營(yíng)創(chuàng)造價(jià)值：

1、成本歸集

通過(guò)紅圈工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)能夠?qū)?xiàng)目的人、材、機(jī)成本進(jìn)行全程動(dòng)態(tài)管理，實(shí)時(shí)成本歸集，可隨時(shí)掌握項(xiàng)目收支、盈利狀況，即動(dòng)態(tài)成本和動(dòng)態(tài)利潤(rùn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目實(shí)際成本與目標(biāo)成本的偏離狀況，并通過(guò)預(yù)警、預(yù)控等措施使項(xiàng)目實(shí)際成本控制在目標(biāo)成本的合理范圍內(nèi)。

2、合同管理

通過(guò)紅圈工程管理軟件實(shí)現(xiàn)合同-付款-票據(jù)一一對(duì)應(yīng)，各項(xiàng)合同按規(guī)定交由各部門進(jìn)行線上審批收錄，為企業(yè)提供全類型、全過(guò)程的合同管理，包括進(jìn)項(xiàng)管理、銷項(xiàng)合同、合同審批、增補(bǔ)合同等環(huán)節(jié)都設(shè)置了相應(yīng)的管理節(jié)點(diǎn)，讓信息更透明，傳遞更及時(shí)，提高工作效率，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。合同已付未付情況一目了然，避免出現(xiàn)多付、錯(cuò)付、供應(yīng)商糾紛。

3、資金掌控

紅圈工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)為企業(yè)建立資金管理模型，實(shí)時(shí)掌控資金動(dòng)態(tài)。收款發(fā)票開(kāi)具進(jìn)行線上審批，同時(shí)設(shè)置相應(yīng)的回款時(shí)間和責(zé)任人，保證每筆回款有人負(fù)責(zé)，逾期未付自動(dòng)提醒，有效避免回款未回，權(quán)責(zé)不清的情況。付款申請(qǐng)每一筆都進(jìn)行嚴(yán)格審批，相關(guān)發(fā)票線上留存，保證每筆付款可控，有效避免未收票先付款或多付款等情況發(fā)生。收付款直接綁定該項(xiàng)目該業(yè)務(wù)線，點(diǎn)開(kāi)付款直接鉆取查看款項(xiàng)相關(guān)信息，保證信息可查，避免相互甩鍋。此外，日常報(bào)銷線進(jìn)行上審批，快捷留痕并且綁定費(fèi)用預(yù)算，超預(yù)算系統(tǒng)自動(dòng)提醒。

4、材料管理

通過(guò)紅圈系統(tǒng)建立了材料臺(tái)賬，設(shè)置了包含采購(gòu)預(yù)算、材料采購(gòu)、材料到貨量等全過(guò)程的材料成本管控，實(shí)現(xiàn)事前把控材料成本，過(guò)程中控制材料成本。通過(guò)系統(tǒng)能夠批量將計(jì)劃數(shù)據(jù)導(dǎo)入，系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)材料用量情況進(jìn)行匯總，可實(shí)時(shí)查看材料計(jì)劃消耗情況。當(dāng)某一材料的累計(jì)采購(gòu)數(shù)量或單價(jià)超過(guò)預(yù)算時(shí)，及時(shí)預(yù)警，避免結(jié)算時(shí)才發(fā)現(xiàn)材料浪費(fèi)，利潤(rùn)低于預(yù)期的情況。材料到場(chǎng)后現(xiàn)場(chǎng)手機(jī)驗(yàn)收，拍照留存信息充分記錄永久留存，保證材料真實(shí)到場(chǎng)，避免材料到場(chǎng)環(huán)節(jié)出現(xiàn)材料虧損。

通過(guò)紅圈的信息化工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)，公司建工成功實(shí)現(xiàn)了管理效率再升級(jí)，無(wú)論是成本、材料還是資金、利潤(rùn)的把控都更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，同時(shí)也節(jié)省了大量人力物力和時(shí)間成本，讓管理更加簡(jiǎn)單高效。對(duì)于公司來(lái)說(shuō)，系統(tǒng)管理軟件只是工作的開(kāi)始，接下來(lái)，企業(yè)將再次細(xì)化各版塊內(nèi)容，各部門負(fù)責(zé)人前往項(xiàng)目因地制宜開(kāi)展軟件學(xué)習(xí)會(huì)，全員參與，上下聯(lián)動(dòng)，協(xié)調(diào)推進(jìn)。2021年是公司全部項(xiàng)目使用管理軟件的開(kāi)局之年，也是關(guān)鍵之年，全面提高運(yùn)行效率和穩(wěn)定度，助力企業(yè)、項(xiàng)目雙豐收。信息化管理已成為企業(yè)深化改革的必經(jīng)之路，想要實(shí)現(xiàn)高效管理、降本增收？快來(lái)加入信息化隊(duì)伍吧！

（本文中部分內(nèi)容引自“四川騰閣建筑工程有限公司”公眾號(hào)）